施工管理システムには帳票作成機能が搭載されているものもあります。建設業界において帳票はすべての活動の根拠となる大切なものです。帳票として記録に残すことで契約の有用性を証明できるもので、建設現場では帳票作成も大切な作業の一つですが、そんな帳票作成機能が搭載されている施工管理システムであれば、帳票作成業務の負担軽減が期待できます。
建設現場で必要になる帳票を作成するための機能です。用意されているテンプレートは施工管理システムによって異なりますが、いずれも簡単な機能で作成できることから、帳票作成業務の負担を軽減します。
紙の帳票を作成している場合、帳票の作成に時間がかかりますが、帳票作成機能を用いることで、必要事項を入力するだけで帳票の作成が可能です。近年では電子契約も登場しており、電子契約ソフトと組み合わせることで紙への出力さえ不要になります。
帳票作成機能であれば、用意されているテンプレートを活用することで、帳票作成業務の簡素化が可能です。「改めて作成します」ではなく、その場で作成することも可能です。
作成した帳票は一元管理が可能です。帳票の建設現場の作業写真や図面を紐付けしたり、逆に図面や写真から帳票を検索するなど、一元管理によって効率の良い管理が実現します。紙の帳票の場合、保管にも気を使わなければなりません。紛失しないよう、厳重に管理しなければなりませんが、帳票が増えれば増えるほど、管理の場所も必要になります。
施工管理システムの帳票管理であれば、データでの管理となるため保管場所の心配も無用です。
帳票がデータとしてシステム内に保管されていることから、検索が容易です。作成日や内容から検索をかけることで探している帳票を瞬時に見つけることができます。
紙で保管されている場合、保管場所まで出向き、多くの帳票から該当の帳票を見つける必要がありますが、システム内に保管されているため、例えば現場からシステムにアクセスし、日付等で検索してすぐに必要とする帳票を確認できます。
帳票作成機能は便利ではありますが、帳票はいわば「機密文書」に該当するほど、扱いに気を使わなければならないものです。そのため、セキュリティが重要です。情報漏洩してしまった場合、自社だけではなく取引先にまで迷惑をかけてしまいます。そのため、セキュリティ機能がどれだけ充実しているかが重要になります。
帳票をExcelや紙で作成している現場では、「作成に時間がかかる」「毎回フォーマットが違う」「管理や共有が煩雑になる」といった課題が発生しがちです。これらの問題は、現場作業の遅延や、契約書類の不備といったリスクにもつながりかねません。こうした課題を解消する手段のひとつが、帳票作成の手順や運用ルールを「見える化」し、誰でも正しく・すばやく作成できるようにするマニュアル作成ツールの活用です。
下記のメディアでは、帳票の作成・管理ルールを標準化し、業務の属人化を防ぐためのマニュアル作成ツールを紹介しています。 「帳票作成にかかる手間を減らしたい」「誰でもミスなく対応できる環境を整えたい」と感じている方は、ぜひチェックしてみてください。
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